25-01-2015

محمد سرور انوری غوری

چطور میتوان جلسات مهم را محرمــــــانـــــه و مطمن تدویر نمود؟
25-01-2015

محمد سرور انوری غوری

چطور میتوان جلسات مهم را محرمــــــانـــــه و مطمن تدویر نمود؟


با در نظرداشت اوضاع ،احوال وشرایط هرمحل باید جلسات رابشکل سری ومطمن آن تدویرنمایم . یعنی زمانیکه میخواهیم جلسه ای محرم ومطمن را دایر نمایم با در نظر داشت موادات فوق باید عملکرد.


کار های ابتدایی :
ــ قبل از شروع جلسه با افراد که مسولیت ندارند صحبت ننماید.
ــ کمیته برگذاری جلسه را از افراد پروفیشنل باید انتخاب نمود.
ــ در مورد آجندای جلسه باید تصمیم درست اتخاذ کرد .
ــ در مورد آماده ساختن کارت های مخصوص برای مهمانان ووسایط توجه جدی صورت گیرد وکارت ها باید جوابگوی همه خواسته های آنها باشد(اسم،ولد،وظیفه،رتبه،قطعه مربوطه، نمبر کارت، فوتو،نمبرپلت واسطه، محل تدویرجلسه ،تاریخ وساعت) وغیره مسایل مهم دیگر ذکر گردد ورنگ کارت با کارت های جلسات قبلی متفاوت باشد.
ــ اسناد جلسه باید طبق آجندا بشکل محرمانه در مطبعه مطمن طبع گرددوحافظه های ماشین های که اسناد را طبع نموده اند از طرف شخص مسول پاک گردد.
ــ در مورد دعوت کننده ها دقت صورت گرفته تا مسولین به جلسه دعوت گردند .
ــ لادوسپیکر ها طوری نصب گردند که برای شنونده ها مزاحمت نکنند.
ــ آب نوشیدنی ،قهوه ویا چای بمقابل هرمهمان قرارداده شود .
ــ خدمه ها،مسولین سیستم برق وافرادکه ضرورت است با کارتهای مخصوص آماده خدمت باشند وبرای شان جای مناسب درنظرگرفته شود.
ــ ارکندیشن ها باید کنترول گردند که فعال باشند.
ــ مهمانان با در نظر داشت موقف ورتبه در چوکی ها تنظیم گردند .
ــ بالای میزها مقابل هرمهمان باید اسم و رتبه آن با کاغذ مناسب تحریر گردیده وگذاشته شود.
ــ از طرف مهمانان در اسنای رفت وبرگشت به تالار جلسه آداب رفت و برگشت در نظر گرفته شود.


محل تدویر: 
ــ در مورد محل تدیرجلسه دقت لازمه صورت گیرد که در جای مناسب باشد .
ــ اتاق جلسه از لخاظ استحکامات باید مطمن باشد وصدا از آن بیرون نرود.
ــ تشناب های مردانه وزنانه باهمه امکانات مجهزگردند.
ــ کنترول وبازرسی از نصب آلات ثبت صدای مخفی صورت گیرد .
ــ بخاطر تنویر جلسه برعلاوه برق شهری در مورد نصب وجابجا نمودن جنراتور ها در جاهای مناسب توجه گردد.
ــ پروژکتور ها طوری تنظیم گردند که همه به لوحه انعکاس توشتاری ها دست رسی داشته باشند.
ــ اتاق جلسه از لحاظ تنوبر باید نورمال باشد .
ــ اتاق جلسه باید طوری تنظیم گردد که چوکی ها و میز ها جوابگوی دعوت کننده ها باشد.
ــ میز خطابه در چای جابجا گردد که همه شاملین جلسه سخن رانها را دیده بتواند.
ــ میز علیحده برای هیت تحریر درنظر گرفته شود.
ــ برای کمره مین ها جای مناسب در نظر گرفته شود تا وظایف شانرا خوبتر انجام دهندوبه کار شاه خلل وارد نگردد.
ــ نظر به تعداد وسایط در جای مناسب پارک در نظر گرفته شود.
طعامخانه هم با مقررات خاص طوری آماده گردد که گنجایش افراد دعوت شده را داشته باشد.
ــ مسجد شریف با گنجایش افراد نماز گذار آماده باشد.
تدابیر امنیتی:
ــ امنیت جلسه توسط افراد مطمن با سلاح ومهمات کافی گرفته شود.
ــ راه های عبور ومرور باید مسدود گردد.
ــ دروازه ها باید طوری باشد که دراثنای عبور ومرور مزاحمت صورت نگیرد.
ــ در جریان پیشبرد چلسه دروازه ها بازوبسته نگردند تا مزاحمت صورت نگیرد.
ــ گرو پهای سیار،گزمه ها وافراد ریزف امنیتی تعین گردند.
ــ ورود افراد بدون کارت مجوز ناممکن وکارت ها قبلآاز طرف افراد موظف ثبت وقید شده وبرویت آن به تالار جلسه اجازه داده شود.
ــ قبل از تدویر جلسه باید تالار جلسه توسط افراد مطمن مورد تلاشی قرار گیرد.
ــ اگر جلسه چند روز دوام میکند پهیره دارها باید تبدیل گردند.
ــ از طرف شب تدابیر لازمه برای مهمانان گرفته شود.
ــ راه های رفت و آمد به محل تدویر جلسه جدی مراقبت گردد.
ــ امبولانس، دوکتوران وادویه لازمه بخاطر تدابیر مقدماتی آماده باشد.


شروع کارجلسه:
ــ در مورد قرآت قرآنکریم، پخش سرود ملی و دعای اختطامیه تدابیرجدی گرفته شود.
ــ بیانیه ها باید طبق آجندا طوری تنظیم گردد که متن کوتاه فشرده وبامفهوم باشند.
ــ بیانیه ها قبلآ باید از طرف هیت موظف کنترول گردیده باشند.
ــ طوری به هیت رهبری جلسه جای مناسب تعین گردد که شاملین جلسه یکدیگر را به راحتی دیده بتوانند .
ــ اسناد که در جلسه ضرورت است آماده وبدسترس همه اعضای جلسه قرار داده شود.
ــ جلسه طبق پلان باید پیشبرده شود وپلان کار برای همه اشتراک کننده گان توزیع گردد.
ــ تفریح در جریان جلسه به اوقات معینه درنظر گرفته شود.
ــ اعضای جلسه بساعت تعین شده داخل تالار شوند.
ــ همه اعضای جلسه متوجه بیانات و شنیدن پیشنهادات باشند.
ــ ابراز نظرها وپیشنهادات ازطرف هیت تحریر یاداشت گردد.


در خاتمه:
ــ قطع نامه با در نظر داشت آجندا، پیشنادات و تصامیم بطور فشرده وبا مفهوم وواضح تهیه گردد.
ــ دراخیر همه اسناد جلسه بشمولCD ها منحیث سند اشد محرم در شعبه اسناد محرم همان قطعه ثبت وقید وخفظ گردد.
ــ حافظه های کمپیوتر ها باید ازطرف هیت موظف پاک گردد. 
ــ بیرون نویس ها با ید از طرف هیت موظف جمع آوری شده وحریق گردند.

وسلام
محمد سرور(انوری)غوری

نوشتن دیدگاه

مجلات و کتب